デジタルの印鑑と通常の印鑑の違い
IT化が進んだ日本社会では、印鑑もデジタル化されて会社業務などで活用されています。
通常の印鑑と同じような印影を、電子的な画像としてパソコンの書類上に配置することによって、実際に捺印したと同じ意味を持たせることができます。
電子印鑑は通常の印鑑とどんな点で異なるのか、メリットと共にご紹介します。
電子印鑑のメリット
電子印鑑ならプリントアウトする必要がなくパソコン上ですべての作業を完了させることができます。
今ではほぼすべての書類はパソコン上で作成しますが、電子印鑑でない場合は最後に捺印するために、プリントアウトする必要が発生します。
この時点で、アナログなものになってしまい、その後の処理もアナログにならざるを得ません。
書類の送付は郵送することになりますし、保管も紙ベースでファイルリングすることになるでしょう。
電子印鑑でOKならば、書類送付はメールで済みますし、保管もサーバーかパソコンに保存するだけで、場所もとりません。
このように電子印鑑は、業務の効率化やコストダウンに貢献するため、多くの企業で採用されるようになりました。
電子印鑑の効力は
電子印鑑は通常の印鑑と比べて効力が弱くなることはないのでしょうか。
もともと、社内書類で押しているものは担当者が承認したことを目で分かりやすくするための慣習ですから、ほとんどは法的な効力はありません。
特に、社内内部で処理されるものなら電子印鑑でも問題はありません。
電子印鑑でOKかを左右する要素は、社内ルールで認められているか、または請求書や納品書といった社外文書、税務署がチェックする法的な書類などかどうかです。
社内ルールで認められていないなら、担当者に一度相談してみることができるかもしれません。
社外に対する文書の場合は
対外的な文書の場合は、相手先がOKかどうかに依るでしょう。
相互に認めていれば電子印鑑で効率化することができます。
税務署がチェックする税務関係の書類は、電子印鑑は避けるのがベストです。
もし指摘されてNGとなった場合、会社の信用に傷が付く恐れがあります。
電子的にしたいなら、税務署の承認を取ってから「電子署名」を使うことができます。
これは日本政府が認めている認証の仕組みで、セキュリティーが担保されています。
なお、実印に電子印鑑を使うことは意味がありません。
印鑑登録は申請書類に捺印する必要がありますし、実印を使用するときは必ず実物の文書に捺印することが必要になるからです。
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